Recursos tecnológicos para un evento

“La tecnología es la base para el crecimiento sostenido de las empresas de muchos sectores”

Crash Music se encarga de la creación de festivales y experiencias musicales sostenibles para que cualquiera pueda disfrutar de ello. Por eso necesitaban recursos tecnologicos para crear un evento ideal.

Problemas a los que nos enfrentamos

Desde Crash Music cada vez organizan más y más conciertos, un crecimiento que estaba haciendo que se complicara gestionar todas las variables que hay en ello: gestionar las campañas, ver las métricas, comunicaciones internas, seguridad…

Con lo que la manera de seguir creciendo en este caso era añadir personal, donde estos problemas, sobre todo la comuicación interna, se sigue agravando, ya que estas comunicaciones se hacen desde muchas apps y plataformas; diferentes excels, drives, mails, chat de empresa… algo que se convierte en un caos y no permite tener la información rápida y ordenada, algo que se consigue aplicando recursos tecnológicos para un evento.

Objetivos de los recursos tecnológicos para un evento

Una vez conocíamos esta serie de problemas, empezamos a fijar de manera conjunta los objetivos que se quierían conseguir.

El principal objetivo que vimos fue el de tener una herramienta que permitiera gestionar todos los aspectos que envuelven la organización de cada concierto.

Con esto conseguimos:

• Mejorar la comunicación interna:

Se consigue que la comunicación entre departamentos sea más fácil al igual que la que se hace dentro del mismo departamento, consiguendo una mayor fluidez de las ideas, conocimientos y tareas, tanto las pendientes, las que se están realizando y su avance, como las que ya se han terminado. Esto ha supuesto una gran mejora en cuanto a la productividad de la empresa.

• Mejorar la comunicación externa:

Gracias a la elaboración de estos recursos tecnológicos para eventos se ha conseguido una mejora de la comunicación externa. Es mucho más fácil entender las campañas, los datos obtenidos, métricas principales, diferentes redes… todo ello, al estar centralizado en una sola herramienta y presentado de la manera más visual y fácil posible, ha permitido restar hasta casi eliminar una gran cantidad de tiempo a buscar, visualizar y entender las métricas, y poder centrarse principalmente en la toma de deciones gracias a los datos entregados, ayudando también a esta tarea.

Con lo que las campañas tienen unos mejores resultados.

• Seguridad:

Uno de los grandes porblemas que nos encontramos a la hora de compartir documentos es que estos lleguen a quien no debe. Gracias a estas herramientas entregadas a Crash Music, todo el proceso de gestión y organización de festivales, es mucho más seguro.

Solución aportada

Ya conocemos los problemas a los que nos enfrentamos y ya hemos fijado los objetivos, con lo que sólo nos queda ver la solución que le entregamos a Crash Music que se resumen en la creación de una plataforma de organización de eventos, en ella nos encontramos diferentes funcionalidades:

• Principales procesos:

Entre ellos se encuentra la gestión de la administración, la producción y el marketing.

Esto es la parte central, lo que consigue aumentar en gran medida la productividad de la empresa y de todos los trabajadores implicados.

Con ello hemos conseguido que la venta esté organizada, tener unas previsiones correctas y cercanas a lo esperado para poder planificar de una mejor manera todo el evento desde antes de que se llegue a organizar.

Así se abaratan costes, no hay roturas de stock, se maximizan los beneficios y se trabaja con la tranquilidad que te da el tener una planificación eficiente en la que se puede confiar.

• Envío de correos:

Mediante la automatización se consigue hacer un envío correos personalizados a las personas que cumplen ciertos filtros y condiciones establecidos.

Esto, se ajusta entre los equipos de marketing y así se mejoran los resultados de las campañas.

También se puede usar de manera interna para conseguir que la organización esté siempre sincronizada y alineada con el avance del evento.

• Nuevos datos:

Gracias a la digitalización del proceso, conseguimos obtener nuevos datos que se aplicarán en siguientes análisis.

Por lo que cada vez se va mejorando y aplicando nuevos conocimientos para que todo sea más preciso y rápido en cada momento. Todo ello a partir de los datos que se obtienen en cada paso.

Todos ellos son estudiados por los expertos en esa materia: no es lo mismo una métrica de marketing que analiza un marketer, que una de informática que examina un desarrollador.

Cómo se llevan a cabo recursos tecnológicos para un evento:

Esta es la parte más técnica, en la que vamos a ver qué es lo que se desarrolló para conseguir las metas que buscaba el cliente.

En primer lugar hemos desarrollado un software de gestión a medida con el fin de mejorar la productividad del cliente y conseguir gestionar más contratos y actuaciones sin aumentar el personal, consiguiéndolo gracias a este software de una manera mucho más segura y rápida.

Por otro lado, hemos digitalizado los procesos clave, una manera rápida de ver los progresos y empezar a detectar mejorías desde el primer momento, consiguiendo ver nuevos datos y resultados desde el minuto 0. Esto a su vez, nos permite tomar decisiones y mejorar el proceso a cada paso de una manera temprana.

A la par, hemos ido diseñando y desarrollando nuevas funcionalidades y mejorando las ya implementadas.

Algo genial de este software es que se va ampliando en función a las necesidades del cliente para cubrir más partes del negocio, consiguiendo que aún sean más productivos y rápidos todos los procesos.

Con lo que podemos decir que esto es un trabajo continuo y que se hace de la mano del cliente para marcar los objetvos de manera conjunta y conseguir así estar alineados en todo momento para potenciar estos recursos tecnológicos para un evento.

Somos una persona más

Tal vez esto te suene raro, pero seguramente ahora lo entiendas.

Nuestra manera de entregar soluciones tecnológicas para festivales es desde dentro de la propia empresa. Como has visto nos gustan las relaciones a largo plazo, con lo que se puede decir que dentro de nuestros clientes somos su CTO, (Chief Technology Officer) lo que podemos traducir como director de tecnología, o como dicen otros, somos el “todo tecnológico”. Esta definición nos gusta bastante porque representa bastante bien lo que hacemos.

Estamos presentes en todo aquello que requiera tecnología.