Integración de sistemas para la gestión de talleres a nivel mundial

«La tecnología es la llave que abre las puertas del conocimiento, y los cursos son el camino para recorrerlas.”

Self-Management Resource Center (SMRC) es una empresa líder en talleres a nivel mundial, un spin-off de la Universidad de Stanford ubicada en Silicon Valley, EE. UU. que se dedica a la autogestión de enfermedades. Buscaban una solución para la gestión de licencias y formaciones de talleres que les permitiera ser más eficientes, cuya solución fue la integración de sistemas de la mano de una plataforma.

Problemas previos

Antes de incorporarse a nuestro equipo, el proceso de gestión de licencias resultaba tedioso y poco eficiente. El tiempo invertido en esto era muy alto y no se lograba una óptima productividad. La base de datos no estaba disponible para ser compartida con los licenciatarios, lo que dificultaba el flujo de información y la interacción con ellos.

La capacitación y administración de los licenciatarios se realizaba mediante correos electrónicos, lo que resultaba en un proceso complejo y laborioso. Esto traía de la mano errores a la hora de compartir información con quien no se debía por error, errores de duplicidad de contenido, omitir otra información, incluso personas entre otros muchos.

Además, el informe generado en ese entonces era extremadamente complejo y elaborado de forma manual, lo que generaba una gran pérdida de tiempo y energía.

Objetivos de la integración de sistemas para talleres

Después de saber cuáles eran los problemas a los que teníamos que hacer frente pasamos a marcarnos los objetivos que se debían completar para conseguir mejorar la productividad.

Obviamente estos parten de la solución de los problemas encontrados y aportados por los clientes:

• Optimización del tiempo:

La idea de perder el tiempo es algo muy presente en muchas empresas porque es uno de los principales puntos por los que se pierde productividad. Por eso vimos desde un primer momento la necesidad de conseguir una plataforma que consiguiera gestionar las licencias de una manera muy sencilla e intuitiva.

• Mejora de la comunicación:

La base de datos no daba la posibilidad de ser compartida con otros miembros, con lo que la comunicación no era eficiente. Este es otro punto abordado desde el momento cero, ya que, mediante la plataforma se buscó que la comunicación fuera fluida y contínua entre todas las partes necesarias.

• Seguridad:

Muy relacionado con los anteriores puntos, fijamos este objetivo, mejorar la seguridad. En cierto modo, aplicando los dos primeros se mejora la seguridad, ya que se consigue que la comunicación llegue de manera correcta a quien debe, sin fallos de envío ni problemas de omitir información o personas. Otro aspecto muy importante para mejorar la seguridad y conseguir aún mejores resultados fue la automatización de procesos. De esta manera no es necesario la atención directa de nadie más allá de fijar cada paso en un primer momento.

Con lo que viendo los problemas y los objetivos marcados, la solución que se debía aplicar estaba clara: integración de sistemas mediante una plataforma personalizada a SMRC.

Solución encontrada

Después de entender los problemas y haber fijado los objetivos, queda ver qué solución era la adecuada para el socio SMRC

Se desarrolló una plataforma con múltiples aplicaciones y funcionalidades, algunas de estas son:

• Repositorio de actividades

Todos los formadores ahora pueden reportar toda su actividad a través de la plataforma, pudiendo hacer una personalización ante cada taller, curso, incluso ante cada persona y momento. Todo esto de una manera sencilla y elaborada no sólo pensando en la experiencia del usuario, sino también en la del administrador.

Además de ellos y gracias a la integración de sistemas, se pueden utilizar muchas herramientas que permiten ser todavía más eficientes y entender de una mejor manera a las personas.

• Base de datos integrada:

La base de datos está completamente integrada, con lo que ya se puede compartir información a partir de ella. Gracias a esta integración de sistemas se puede facilitar datos de manera agregada, concreta, filtrada, ordenada… de la manera que se desee.

Además de esta aplicación tan clara, gracias a ello todos los responsables pueden ver los cambios y modificaciones así como las personalizaciones a tiempo real.

• Automatización:

Gracias a esta plataforma y la integración de sistemas, se pueden hacer innumerables automatizaciones.

Algunas de ellas son el envío de correos cuando se cumple el requisito fijado, por ejemplo, tarea completada. De esta forma todo el mundo implicado en ello sabe que dicha tarea ha sido finalizada y nadie perderá el tiempo en ello.

También hay diversas automatizaciones en la base de datos que permite que el uso sea mucho más dinámico y fácil para todas las personas responsables de ello.

Como vimos antes, esto nos ha permitido ganar una enorme seguridad además de reducir en más de un 30% el ahorro del tiempo en ciertas tareas.

Estamos dentro de tu empresa

Esto es algo que nos suelen preguntar bastante y que ahora seguramente comprendas.

Nuestra filosofía como empresa nos ha llevado a trabajar de esta manera. Nos gustan las relaciones a largo plazo en las que entendemos a la perfección el proyecto y nos involucramos en él. Nos encanta estar contigo, tanto que nos convertimos en el CTO para muchos de nuestros clientes, algo que explicamos mejor diciendo que somos el “todo tecnológico” .

En todo lo que requiera tecnología, ahí estamos nosotros.

Por esto mismo seleccionamos cuidadosamente a nuestros clientes, ya que solo trabajamos con aquellos que tienen una visión similar a la nuestra. Si quieres que veamos y valoremos si podemos trabajar de manera conjunta, contacta con nosotros.